Objet du présent document

Lorsque vous utilisez notre site web, vos données à caractère personnel sont traitées par nos soins en tant que responsable du traitement et conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités indiquées et au respect des obligations légales. Nous vous informons ci-après des données concernées, de la manière dont elles sont traitées et des droits dont vous disposez à cet égard.

Conformément à l'article 4, paragraphe 1, du Règlement général sur la protection des données (RGPD), on entend par «données à caractère personnel» toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

1 Coordonnées

Nom et coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données de l'entreprise. La présente politique de confidentialité s'applique au traitement des données sur les sites web www.phonemos.com, doc.phonemos.com et apps.phonemos.com par le responsable du traitement :

linkyard AG Junkerngasse 39, 3011 Berne, Suisse

(ci-après « linkyard ») E-mail : info@linkyard.ch

Téléphone : +41 31 508 7620

Le délégué à la protection des données de Linkyard est joignable à l'adresse ci-dessus, à l'attention du service de protection des données, ou à l'adresse support@linkyard.ch

2 Collecte et stockage des données à caractère personnel

Collecte et stockage des données à caractère personnel, ainsi que leur nature, leur finalité et leur utilisation.

2.1 Lorsque vous visitez le site web

Vous pouvez consulter les sites web www.phonemos.com, doc.phonemos.com et apps.phonemos.com sans avoir à révéler d'informations sur votre identité. Le navigateur utilisé sur votre appareil envoie simplement et automatiquement des informations au serveur de notre site web (par exemple, la date et l'heure de l'accès, le nom et l'URL du fichier consulté, le type et la version du navigateur, le site web à partir duquel l'accès a été effectué (URL de référence)).

Cela inclut également l'adresse IP de votre appareil. Celle-ci est temporairement stockée dans un fichier journal et automatiquement supprimée après 2 semaines :

L'adresse IP est traitée à des fins techniques et administratives pour établir et maintenir une connexion, afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement de notre site web et de pouvoir, si nécessaire, retracer toute attaque illégale contre celui-ci.

La base juridique du traitement de l'adresse IP est l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime découle de l'intérêt de sécurité mentionné et de la nécessité d'assurer un fonctionnement sans faille de notre site web.

Nous ne pouvons tirer aucune conclusion directe quant à votre identité à partir du traitement de l'adresse IP dans le fichier journal.

Nous utilisons également des cookies et des services d'analyse lorsque vous visitez notre site web. Vous trouverez des explications plus détaillées à ce sujet aux sections 4 et 5 de la présente politique de confidentialité.

2.2 Lors d'une demande de contact

Vous pouvez nous contacter à tout moment par téléphone, e-mail ou chatbot en utilisant les coordonnées fournies sur notre site web au sujet des produits et services que nous proposons. Pour faire fonctionner le chatbot sur notre site web, nous utilisons les services de Continually Ltd.

Si des données à caractère personnel sont collectées lorsque vous nous contactez, nous utilisons ces informations pour répondre à votre demande et vous proposer une offre adaptée à vos besoins.

Le traitement des données est effectué à votre demande et est nécessaire, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, aux fins mentionnées ci-dessus pour l'exécution du contrat et des mesures précontractuelles. En outre, le traitement des données lors d'une demande d'accès à l'essai repose sur nos intérêts légitimes conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Ceux-ci découlent également des finalités susmentionnées.

Vos données à caractère personnel collectées par nos soins dans le cadre de la demande d'offre seront conservées pendant une durée de 10 ans, conformément à nos délais de conservation légaux, puis supprimées.

2.3 Lors d'une candidature à un poste vacant

Dans la rubrique « Emplois », vous avez la possibilité de postuler à des postes vacants ou de nous envoyer une candidature spontanée.

Nous avons besoin de vos documents de candidature pour identifier l'expéditeur de la candidature et pour pouvoir y répondre et la traiter.

Le traitement des données est effectué à votre demande et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de la réponse à la candidature et de l'établissement de la relation de travail, conformément à l'article 88, paragraphe 1, du RGPD, en liaison avec l'article 26 (1) de la BDSG n.F., pour mettre en œuvre des mesures précontractuelles conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ou pour protéger nos intérêts légitimes conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Les candidatures qui n'ont pas été retenues seront supprimées au plus tard après 6 mois, sauf si vous avez consenti à une conservation plus longue conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD.

2.4 Lors de l'inscription aux messages d'état

Nous publions régulièrement des rapports sur les problèmes actuels sous le sous-domaine status.linkyard.ch afin de tenir nos clients informés à tout moment. Cela concerne, par exemple, les services indisponibles ou les restrictions de performance.

Vous pouvez vous abonner aux notifications par e-mail ou par SMS sur votre téléphone portable. Pour ce faire, vous devez saisir soit une adresse e-mail, soit un numéro de téléphone portable, puis vous inscrire au service de messagerie. Ce faisant, vous consentez à recevoir les messages correspondants et à l'utilisation de l'adresse e-mail ou du numéro de téléphone portable fourni à cette fin conformément à l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir. Pour ce faire, veuillez utiliser le lien de désabonnement figurant dans les e-mails ou nous envoyer un e-mail à support@linkyard.ch.

Une fois que vous vous serez désabonné des notifications par e-mail ou SMS, vos données seront automatiquement supprimées et vous ne recevrez plus aucun message.

2.5 Lors de l'utilisation de notre service d'assistance

Nous recevons les rapports d'incidents et les demandes de renseignements via le sous-domaine servicedesk.linkyard.ch. Cela nécessite une inscription préalable en saisissant votre propre adresse e-mail valide. Un lien d'inscription est ensuite envoyé à l'adresse e-mail indiquée, qui permet de finaliser l'inscription après avoir fourni un nom et choisi un mot de passe. Les données fournies sont enregistrées dans un profil d'utilisateur.

Grâce au profil d'utilisateur, nous pouvons vous attribuer vos rapports et les traiter en conséquence ultérieurement et, si nécessaire, vous et nous pouvons suivre le traitement de vos rapports et demandes. Nous utilisons également l'adresse e-mail pour vous contacter si nécessaire, par exemple si vous avez des questions. Vous recevrez également automatiquement des notifications par e-mail concernant l'état de traitement de votre message/demande.

Les demandes peuvent être payantes. Si vous n'avez pas encore de contrat d'assistance avec linkyard, nous vous en informerons avant de répondre à la demande et vous proposerons une offre correspondante.

Le traitement des données est effectué à votre demande et est nécessaire, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, aux fins susmentionnées pour l'exécution du contrat d'utilisation du service d'assistance et des mesures précontractuelles à cet effet. En outre, le traitement des données dans le cadre de la création d'un profil d'utilisateur repose sur nos intérêts légitimes conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, afin de traiter et de répondre au mieux à vos demandes.

Le service d'assistance est exploité à l'aide de Jira Service Management Data Center, qui est entièrement hébergé et géré par linkyard sur notre propre infrastructure. Les données à caractère personnel transmises via le service d'assistance sont donc traitées exclusivement au sein des systèmes propres à linkyard et ne font l'objet d'aucun transfert vers Atlassian ou d'autres sous-traitants tiers dans le cadre de l'exploitation du service d'assistance.

Vos données à caractère personnel collectées par nos soins pour la demande et son traitement seront conservées pendant une durée maximale de 10 ans dans le cadre de nos délais de conservation légaux, puis supprimées. Votre profil d'utilisateur reste valide jusqu'à ce que vous en demandiez la suppression ; il est ensuite supprimé au bout de 3 ans, à la fin de l'année. Il n'est alors possible d'utiliser le service desk qu'après une nouvelle inscription.

2.6 Prospection commerciale B2B sortante

Afin d’identifier des clients professionnels potentiels pour notre plateforme logicielle Phonemos, linkyard traite les coordonnées professionnelles des employés d’organisations issues de secteurs réglementés (banque, assurance, administration cantonale, défense, infrastructures critiques). Cette activité est réalisée à l’aide d’Apollo.io, une plateforme de veille commerciale exploitée par Apollo Technologies Inc. (San Francisco, États-Unis).

Les catégories de données à caractère personnel traitées se limitent à : prénom, nom, fonction, nom de l'entreprise et adresse e-mail professionnelle. Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n'est traitée, et aucune adresse e-mail personnelle n'est utilisée.

Les données proviennent de la base de données d'Apollo.io, qui est constituée à partir de sources professionnelles accessibles au public. Apollo.io informe les personnes concernées dans l'UE et en Suisse lorsque leurs données sont ajoutées à la base de données et propose un mécanisme de désinscription via son Centre de confidentialité à l'adresse https://www.apollo.io/privacy-policy.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des décideurs professionnels concernés, conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD et à l'art. 31, al. 1 de la nDSG. Une évaluation de l'intérêt légitime (LIA) a été réalisée et est disponible en interne. Le traitement est limité au contexte professionnel et aux personnes concernées qui peuvent raisonnablement s'attendre à être contactées en raison de leur rôle professionnel.

Chaque e-mail de prospection envoyé par linkyard comprend : notre identité et nos coordonnées, la base juridique invoquée, un droit d'opposition simple et gratuit, ainsi qu'un lien vers la présente politique de confidentialité. Vous pouvez vous opposer à la réception de nouvelles communications de prospection de notre part à tout moment en répondant à l'e-mail ou en envoyant une demande à support@linkyard.ch. Les demandes de désabonnement sont traitées dans les 24 heures et entraînent une suppression définitive.

Les coordonnées professionnelles utilisées à des fins de prospection sont supprimées de nos systèmes 12 mois après la dernière interaction si aucune relation commerciale n'a été établie. Les enregistrements de suppression sont conservés indéfiniment afin d'empêcher tout nouveau contact.

Les transferts de données vers Apollo Technologies Inc. aux États-Unis sont régis par un accord de traitement des données intégrant les clauses contractuelles types de l'UE (SCC) et un avenant FADP suisse reconnaissant le Préposé fédéral à la protection des données et à l'information (PFPDI) comme autorité de contrôle compétente.

3 Transfert de données

3.1 Hébergement web

Pour mettre à disposition ce site web, nous utilisons le service d'hébergement web Webflow, Inc. (39811th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, ci-après dénommé « Webflow »).

La mise à disposition d’un site web nécessite l’utilisation d’un service d’hébergement web. Nous utilisons Webflow conformément à l’art. 6, al. 1, let. f du RGPD, sur la base de notre intérêt économique légitime à rendre notre offre accessible sur ce site web. Dans le cadre de l’hébergement, Webflow traite pour notre compte les données à caractère personnel générées lors de l’utilisation du site web.

Lors de l'utilisation des services de Webflow, il ne peut être exclu que des données à caractère personnel soient transférées vers un serveur Webflow aux États-Unis et y soient stockées. Webflow se conforme aux dispositions en matière de protection des données du bouclier de protection des données UE-États-Unis et du bouclier de protection des données Suisse-États-Unis.

3.2 Autres

En outre, le transfert de données à caractère personnel ne peut être envisagé que si

• vous y avez donné votre consentement explicite conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ;

• conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles (par exemple lors de la transmission à des éditeurs de logiciels aux fins de la gestion des licences ou lors du transfert de données de paiement à des prestataires de services de paiement ou à des établissements de crédit afin d'effectuer une opération de paiement) ;

• il existe une obligation légale de transférer les données conformément à l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.

Les destinataires ne peuvent utiliser les données transmises qu'aux fins indiquées.

4 Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site. Il s'agit de petits fichiers que votre navigateur crée automatiquement et qui sont stockés sur votre appareil (ordinateur portable, tablette, smartphone, etc.) lorsque vous visitez notre site. Les cookies ne causent aucun dommage à votre appareil et ne contiennent pas de virus, de chevaux de Troie ou d'autres logiciels malveillants.

Des informations relatives à l'appareil utilisé sont stockées dans le cookie. Cela ne signifie toutefois pas que nous connaissons immédiatement votre identité.

D'une part, l'utilisation de cookies sert à rendre l'utilisation de notre site web plus agréable pour vous. Par exemple, nous utilisons ce que l'on appelle des cookies de session pour reconnaître que vous avez déjà visité certaines pages de notre site web.

De plus, nous utilisons également des cookies temporaires pour optimiser la convivialité, qui sont stockés sur votre appareil pendant une période déterminée. Si vous visitez à nouveau notre site pour utiliser nos services, celui-ci reconnaîtra automatiquement que vous êtes déjà venu chez nous et quelles entrées et quels paramètres vous avez définis, afin que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau.

D'autre part, nous utilisons des cookies pour enregistrer statistiquement l'utilisation de notre site web et l'évaluer dans le but d'optimiser notre offre à votre intention (voir section 5). Ces cookies nous permettent de reconnaître automatiquement que vous avez déjà visité notre site lorsque vous le visitez à nouveau. Ces cookies sont automatiquement supprimés après une période définie.

Les données traitées par le biais des cookies sont nécessaires aux fins indiquées pour protéger nos intérêts légitimes et ceux de tiers, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de manière à ce qu'aucun cookie ne soit enregistré sur votre ordinateur ou à ce qu'un message s'affiche systématiquement avant la création d'un nouveau cookie. Toutefois, la désactivation complète des cookies peut vous empêcher d'utiliser toutes les fonctionnalités de notre site web.

5 Analyse Web

Les mesures de suivi énumérées ci-dessous et que nous utilisons sont mises en œuvre sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Grâce aux mesures de suivi que nous utilisons, nous souhaitons garantir que notre site web est conçu et optimisé en permanence. Nous utilisons des mesures de suivi pour enregistrer statistiquement l'utilisation de notre site web et l'évaluer dans le but d'optimiser notre offre à votre intention.

5.1 Plausible Analytics

Sur notre site web, nous utilisons Plausible Analytics, un service d'analyse web respectueux de la vie privée fourni par Plausible Insights OÜ (Västriku tn 2, 50403, Tartu, Estonie ; ci-après « Plausible »). Plausible est un logiciel open source entièrement développé et hébergé au sein de l'Union européenne.

Plausible n'utilise pas de cookies, ne collecte pas de données à caractère personnel et ne crée pas d'identifiants persistants ni de profils de suivi intersites. Les informations collectées se limitent à : l'URL de la page, l'URL de référence, le type de navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil et le pays d'origine (dérivé d'un hachage non persistant de l'adresse IP, renouvelé quotidiennement — l'adresse IP elle-même n'est jamais stockée ni transmise). Aucune information permettant d'identifier les visiteurs individuels n'est collectée.

Étant donné que Plausible ne traite pas de données à caractère personnel et n'utilise pas de cookies ni d'autres mécanismes de suivi persistants, aucune bannière de consentement aux cookies n'est requise pour cet outil d'analyse. Les données collectées restent au sein de l'infrastructure de l'UE et ne sont pas partagées avec des annonceurs ou d'autres tiers.

La base juridique de l'utilisation de Plausible Analytics est l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD (intérêt légitime à comprendre l'utilisation du site web afin d'améliorer notre offre). Compte tenu de la nature sans cookie et anonymisée des données collectées, le traitement a un impact négligeable sur la vie privée des visiteurs du site web.

Vous trouverez de plus amples informations sur la politique de données de Plausible à l'adresse https://plausible.io/data-policy.

6 Marketing par e-mail

Lors de votre inscription à notre newsletter, votre adresse e-mail et votre prénom seront enregistrés par nos soins. Nous utilisons ces données exclusivement dans le but d'envoyer la newsletter. À cette fin, nous utilisons le service SendGrid (Denver, Colorado, États-Unis). SendGrid est une filiale de Twilio (San Francisco, Californie, États-Unis). En raison de l'utilisation des services de SendGrid, la possibilité d'un transfert de données à caractère personnel vers un serveur SendGrid situé aux États-Unis ne peut être exclue. Le stockage de données à caractère personnel sur les serveurs mentionnés est également possible et ne peut donc être exclu avec certitude. Twilio respecte les normes de protection des données conformément au RGPD de l'UE et se conforme aux réglementations en matière de protection des données du bouclier de protection des données UE-États-Unis et du bouclier de protection des données Suisse-États-Unis.

7 Droits des personnes concernées

Vous avez le droit :

• conformément à l'article 7, paragraphe 3, du RGPD, de retirer votre consentement à tout moment. En conséquence, nous ne serons plus autorisés à poursuivre le traitement des données sur la base de ce consentement à l'avenir ;

• demander des informations sur vos données à caractère personnel que nous traitons, conformément à l'article 15 du RGPD. Vous pouvez notamment obtenir des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données à caractère personnel, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront communiquées, la durée de conservation prévue, l'existence d'un droit de rectification, d'effacement, de limitation du traitement ou d'opposition, l'existence d'un droit de recours, l'origine de vos données, à moins qu'elles n'aient été collectées par nous, ainsi que l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, le cas échéant, des informations pertinentes concernant les détails de votre demande ;

• conformément à l'article 16 du RGPD, de demander immédiatement la rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes que nous conservons ;

• de demander l'effacement de vos données à caractère personnel que nous conservons conformément à l'article 17 du RGPD, sauf si le traitement est nécessaire à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information, au respect d'une obligation légale, pour des raisons d'intérêt public ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

• de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel conformément à l'article 18 du RGPD, dans la mesure où vous contestez l'exactitude des données, où le traitement est illicite mais que vous refusez leur effacement, et où nous n'avons plus besoin des données mais que vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice, ou encore si vous vous êtes opposé au traitement conformément à l'article 21 du RGPD ;

• conformément à l'article 20 du RGPD, de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander leur transmission à un autre responsable du traitement, et

• d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle conformément à l'article 77 du RGPD. En règle générale, vous pouvez vous adresser à l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence habituel, de votre lieu de travail ou du siège de notre entreprise.

8 Informations sur le droit d'opposition (art. 21 du RGPD)

Pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (traitement fondé sur la mise en balance des intérêts) ; cela s’applique également au profilage fondé sur cette disposition en vertu de l’article 4, point 4 du RGPD.

Si vous faites valoir votre droit d'opposition, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Si votre opposition vise le traitement de données à des fins de marketing direct, nous cesserons immédiatement le traitement. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de préciser une situation particulière. Cela s'applique également au profilage, dans la mesure où il est lié à une telle publicité directe.

Si vous souhaitez exercer votre droit d'opposition, il vous suffit d'envoyer un e-mail à support@linkyard.ch.

9 Sécurité des données

Toutes les données que vous nous transmettez sont transmises sous forme cryptée à l'aide de la norme TLS (Transport Layer Security), généralement acceptée et sécurisée. TLS est une norme sécurisée et éprouvée qui est également utilisée, par exemple, dans les services bancaires en ligne. Vous pouvez reconnaître une connexion TLS sécurisée, entre autres, grâce au « s » ajouté à « http » (c'est-à-dire https://..) dans la barre d'adresse de votre navigateur ou grâce à l'icône représentant un cadenas en bas de votre navigateur.

Nous utilisons également des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte partielle ou totale, destruction ou accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées en fonction des évolutions technologiques.

10 Représentation en matière de protection des données

Les autorités de contrôle et les personnes concernées doivent nous contacter directement pour toute question relative au Règlement général sur la protection des données. Le délégué à la protection des données de l'entreprise se tient à votre disposition pour vous fournir des informations et répondre à vos questions à l'adresse support@linkyard.ch.

En tant que représentant secondaire en matière de protection des données conformément à l'article 27 du RGPD dans l'Espace économique européen (EEE), y compris l'Union européenne (UE) et la Principauté du Liechtenstein, nous avons désigné :

VGS Data Protection Partner GmbH Am Kaiserkai 69 20457 Hambourg Allemagne

11 Actualité et modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est actuellement en vigueur et a été mise à jour pour la dernière fois en juin 2026.

En raison de l'évolution du site web ou de modifications des exigences légales ou réglementaires, il peut s'avérer nécessaire de modifier la présente politique de confidentialité.